今時今日雖然事事講求數碼化和環保，但一般公司企業仍然有需要日常利用紙張文件，且往往會累積大量舊文件、單據於辦公室。但最大問題是，處理紙張文件並不能隨便「斷捨離」，一個不小心，隨時會令公司蒙受巨額損失！就讓儲存專家Boxful與大家了解一下 文件儲存 的重要性以及文件管理的秘訣。
簡單事實：公司文件上，含有大量的公司資訊、客戶私隱甚至商業機密，如處理不慎，將會鬧出資料外洩的事件，大大損害公司利益及信譽。
澳洲政府曾經把近200份機密文件遺留在2個舊文件櫃，而隨櫃「漂流」到二手家俬店，令這數千頁文件意外曝光，內容涉及多屆政府的內部運作機密，包括國家安全級的簡報、國家防衛計畫、軍隊外派計畫等高度機密文件，可謂最烏龍的洩密事件。
政府機構在文件管理上當然要特別謹慎，然而公司的文件管理亦相當重要。離職員工將紙本文件外流而洩漏商業機密的案例時有發生，公司資訊及文件的管理是絕對不能忽視的，而且更是一門學問，包括了公司各種資訊的保安問題、建立系統化檔案，及如何有效保存文件等。
秘訣1）紙張文件安全措施要做好
商業資訊對一間公司企業而言十分重要，而在電子文件逐漸取代紙張文件的今日，許多公司雖然都加強了電腦資訊安全的防護，然而卻往往忽略了紙張文件的安全措施。事實上，仍然有不少文件無法以電子文件全面替代，如會計憑證、帳冊、合約正副本等。紙張文件無法像電腦文件一樣可對接觸過文件的人作檢查、追踪或警告，有較高被帶走或盜取的可能性。
最可行的安全措施，是將紙張文件交由專業的文件儲存公司保管，此舉可審慎記錄文件的進出，避免員工或訪客將機密文件外流，妥善保護公司的商業機密。並且能大大節省辦公室的儲存空間，
秘訣2）認清公司文件的保存期
商業機密外流固然可能造成重大損失，但另一種損失是罰款。許多公司資料須保存備查，否則可能觸犯相關法例；反之，有些資料卻不能保存過久，否則同樣是違法。
香港《稅務條例》第 51C 條，規定每名在香港經營某行業、專業或業務的人士，須就其入息及開支以中文或英文備存足夠的記錄，以便其應評稅利潤易於確定。相關記錄應保留至少 7年。如果相關人士沒有合理辯解而沒有遵照規定保留業務記錄，可能會被罰款高達港幣10萬元。
而根據《個人資料（私隱）條例》而發布的《人力資源管理實務守則》規定，僱主可保留前僱員的個人資料不超過7年，由前僱員離職當日起計。另僱主可保留落選求職者的個人資料不超過2年（由求職者落選的日期起計），之後則必須銷毀有關資料。
根據以上規定，公司應定期處理過期文件，以免觸犯相關係例，同時亦適時騰出文件儲存空間，以免愈積愈多。
秘訣3）善用文件儲存管理系統
許多時因為辦公室內紙張文件儲存不當，只以紙箱全部塞在儲物室內，公司內部往往會在稽核或查帳時為找一份合約或憑證而頭痛不已。如果文件交由專業儲存公司管理，其內建的文件管理系統會為各文件箱及文件夾作編號及標籤，方便隨時查閱，毋須再在紙海中發掘，浪費人力物力。
文件儲存更輕鬆
Boxful為各類企業提供安全、方便及實惠的一站式文件儲存及管理服務，透過網頁介面提供簡易的預約及取回文件程序，而每月按量收費之模式更可靈活配合客戶的需要。只要付出相宜的文件儲存費用，即能保障文件資炓安全，釋放辦公室空間，並加強文件管理效益，不必再為那堆積如山的文件而煩惱！想了解更多詳情，請即聯絡我們的企業儲存代表。
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