喺現代社會，無論係個人定企業，文件存放同管理都好重要。不過，隨住資料量不斷增加，有效保存同管理文件變得更加困難。商業機密外流固然可能造成重大損失，但另一種損失是罰款。許多公司資料須保存備查，否則可能觸犯相關法例；反之，有些資料卻不能保存過久，否則同樣是違法。香港《稅務條例》第 51C 條，規定每名在香港經營某行業、專業或業務的人士，須就其入息及開支以中文或英文備存足夠的記錄，以便其應評稅利潤易於確定。相關記錄應保留至少 7年。如果相關人士沒有合理辯解而沒有遵照規定保留業務記錄，可能會被罰款高達港幣10萬元。而根據《個人資料（私隱）條例》而發布的《人力資源管理實務守則》規定，僱主可保留前僱員的個人資料不超過7年，由前僱員離職當日起計。另僱主可保留落選求職者的個人資料不超過2年（由求職者落選的日期起計），之後則必須銷毀有關資料。根據以上規定，公司應定期處理過期文件，以免觸犯相關係例，同時亦適時騰出文件儲存空間，以免愈積愈多。為咗解決呢個問題，可以考慮使用Boxful 提供專業文件儲存服務。
